Een DSM bouwen en maken (2023)

Het succes van de DSM-methode wordt bepaald door een geschikte systeemontleding en door de nauwkeurigheid van de afhankelijkheidsrelaties. Daarom is het essentieel om het bestudeerde systeem zorgvuldig te ontleden in een alomvattende set van betekenisvolle systeemelementen. Een geschikte decompositie kan tot stand worden gebracht door een groep managers/experts uit verschillende functionele groepen van een organisatie te verzamelen en hen te vragen om gezamenlijk de verschillende subsystemen op te sommen waaruit het systeem als geheel bestaat.

De decompositie kan hiërarchisch of niet-hiërarchisch zijn (ook wel netwerkdecompositie genoemd). In de hiërarchische decompositie kan het systeem worden onderverdeeld in subsystemen of modules. Die modules zijn op hun beurt onderverdeeld in fijnere componenten, het is daarom geschikt als de ontleding eenduidig ​​en ondubbelzinnig is. Bij de netwerkdecompositie is een systeemhiërarchie niet duidelijk, een dergelijke decompositie is doelgericht als er geen rechtlijnige hiërarchie kan worden bedacht of als de hiërarchie dubbelzinnig is.

Basisstappen

• Interview ingenieurs en managers
• Controleer op mogelijke gegevensbronnen die kunnen worden geparseerd of geëxporteerd naar een DSM
• Bepaal de lijst met systeemelementen
• Vraag naar inputs, outputs, sterke punten van interactie, enz. tussen elementen
• Voer cijfers in matrix in
• Verzamel de opmerkingen die elk element en elke afhankelijkheid verklaren (voor later begrip en interpretatie)
• Neem contact op met ingenieurs en managers om DSM te verifiëren/commentaar te geven
• Verfijn het model in de loop van de tijd door het leren van de organisatie te assimileren

Beschikbare sjablonen

Dit gedeelte is overgenomen en aangepast vanQi Dong: systeeminteracties voorspellen en beheren in de vroege fase van het productontwikkelingsproces, PhD Thesis, MIT, 2002.

1. Definieer het systeem en de reikwijdte ervan

Aangezien de DSM een hulpmiddel is dat het ontwerpproces bestudeert als een systeem met veel op elkaar inwerkende elementen, is het belangrijk om de grens van het systeem te definiëren om het onderzoekswerk te kunnen focussen. Verschillende systeemdefinities resulteren in verschillende uitvoer van de DSM.

2. Maak een lijst van alle systeemelementen

In eerste instantie kunnen de systeemelementen worden gekozen op basis van de bestaande projectplannen, suggesties van ingenieurs, enz. De auteur van de DSM definieert meestal de eerste set systeemelementen op basis van het lezen van ontwerpdocumentatie. De ervaring leert echter dat de oorspronkelijk gedefinieerde systeemelementen vaak moeten worden gewijzigd tijdens het toewijzen van interacties. Een kritische beoordeling van de lijst met elementen in samenwerking met technisch personeel of andere relevante experts is daarom noodzakelijk.

3. Bestudeer de informatiestroom tussen systeemelementen

De derde stap is het bestuderen van de informatiestroom tussen systeemelementen. Het lezen van de ontwerpdocumenten en het interviewen van ervaren ingenieurs die aan het specifieke product werkten, is een goede bron van kennis. Interviews zijn om twee redenen net zo belangrijk als het lezen van ontwerpdocumenten. Ten eerste wordt niet alle kennis goed vastgelegd in ontwerpdocumenten. Er zit een grote hoeveelheid informatie in de hoofden van ingenieurs. Daarom is het belangrijk om de ongedocumenteerde kennis van de ingenieurs te halen. Ten tweede lijken interviews een effectief middel te zijn om kennis uit de geest van de ingenieur te halen in vergelijking met andere methoden. Tijdens het afstudeeronderzoek ontdekte de auteur dat verschillende ingenieurs vaak verschillende opvattingen hadden over hoe het ene element met het andere verband hield en hoe belangrijk de relatie was. De oorzaken van de verschillen kunnen meestal een van de volgende twee zijn:

• De interactie was niet direct. De riemafdichtingen (in een autodeurconstructie) beïnvloeden bijvoorbeeld de beweging van het raamglas door een sleepkracht van de afdichting op het glas uit te oefenen. De weerstandskracht van de afdichting en de beweging van het glas zijn factoren die het ontwerp van de motor beïnvloeden. De relatie is dus:

  Riemafdichtingen -> Glas -> Motor

  Vaak zeiden de ingenieurs echter dat de riemafdichtingen het motorontwerp beïnvloedden vanwege hun intuïtie uit werkervaring. In deze situatie moet de interviewer de inhoud van de interactie goed begrijpen en aan de ingenieurs uitleggen waarom er een markering moet worden geplaatst in Kolomriemafdichtingen en rijglas, in plaats van kolomriemafdichtingen en rijmotor. Hoewel er geen markering is tussen de motorafdichtingen en de riemafdichtingen, zullen de twee elkaar indirect bereiken, wat te zien is in de bereikbaarheidsmatrix. De gedetailleerde definitie van het relatietype en de richting ervan is dus erg belangrijk.
  Soms worden de indirecte interacties tijdens het interview niet ontdekt. De interviewer moest de inhoud van elke interactie documenteren en ze na het interview alleen doornemen om indirecte relaties op te lossen. Hierdoor kan de interviewer ook een goed inzicht krijgen in het systeem en de essentie van de informatiestroom achterhalen.

• De ingenieurs hebben verschillende perspectieven op de problemen vanwege het verschil in hun werk. In dit geval trad de interviewer op als bemiddelaar. De interviewer moet tot op zekere hoogte over de kennis van het systeem beschikken en in staat zijn om verschillende standpunten met verschillende geïnterviewden te bespreken, of zelfs terug te gaan en ze opnieuw te vragen, totdat er een gemeenschappelijk begrip is bereikt.

Om de twee bovengenoemde redenen is het erg belangrijk om individuele ingenieurs persoonlijk te interviewen voor de inhoud van de relaties. Omdat interviews echter meestal tijdrovend en vervelend zijn, hebben veel onderzoekers voorgesteld om enquêteformulieren te gebruiken of informatie van vergaderingen te verzamelen.

• Soms gebruikten onderzoekersenquête bladenom de mening van de ingenieurs te verkrijgen. De DSM is opgesteld op basis van de meerderheid van de stemmen of de mening van de hogere managers. Het voordeel van het gebruik van enquêteformulieren is tijdbesparend. Veel belangrijke details kunnen echter verloren gaan omdat de enquêteformulieren geen uitleg geven over hun keuzes. Ook is bias door werkervaring niet te onderscheiden in een enquêteformulier.
• Vergaderingenopen de mogelijkheden voor discussie en begrip die niet beschikbaar zijn op de enquêteformulieren. Vergaderingen verminderden ook de hoeveelheid tijd die de gegevensverzamelaar nodig had om consensus te bereiken onder ingenieurs. Het is echter onvermijdelijk dat sommige ingenieurs zich ongemakkelijk voelen om hun mening te uiten vanwege groepsdruk of vanwege de invloed van de rest van de groep. Op deze manier kunnen enkele belangrijke gegevens verloren gaan. In alle gevallen moet een vergadering goed worden voorbereid en gedocumenteerd voor later gebruik van de verzamelde gegevens.

Aangezien de DSM een hulpmiddel is om het ontwerpproject te analyseren en verbeteringen te zoeken, is het belangrijk dat de gegevens nauwkeurig zijn. Hoewel persoonlijk met ingenieurs praten tijdrovend is, kan de interviewer meestal nauwkeurige informatie verzamelen en een zeer goed inzicht in het systeem krijgen. Indien nodig kan het echter nodig zijn de snelheid van gegevensverzameling in te ruilen voor de kwaliteit van de gegevens.

Stap 2 en Stap 3 zijn zeer iteratief. Een beter begrip van het systeem resulteert meestal in aanpassing van de initiële systeemelementen. De systeemelementen in dit proefschriftonderzoek zijn tijdens de interviews en het lezen van de documentatie vele malen gewijzigd om het systeem nauwkeurig weer te geven.

4. Vul de matrix in om de informatiestroom weer te geven

Nadat de elementen en de afhankelijkheden zijn verzameld, kan in eerste instantie een binaire DSM worden gebouwd om de basisafhankelijkheidsstructuur en informatiestromen tussen verschillende systeemelementen weer te geven. Een binaire DSM dient als een goed begin voor voorlopige analyse; een beter begrip van het systeem (of project) kan echter het gebruik van een numerieke DSM vereisen die een beter systeembegrip biedt en een meer gedetailleerde analyse mogelijk maakt.

5. Geef de matrix aan de ingenieurs en managers om commentaar op te geven en te gebruiken

DSM helpt design engineers en engineering managers om het ontwerpproces beter te begrijpen en de communicatie systematischer aan te pakken. Vandaar dat de geconstrueerde DSM's meestal worden verstrekt aan de ingenieurs en manager die hebben deelgenomen aan hun gebouw om commentaar te ontvangen. Dit creëert aan de ene kant transparantie over de voordelen van het bouwen van een DSM, aangezien het zien van het volledige plaatje van het ontwerpproces als nooit tevoren veel ingenieurs ertoe aanzet hun huidige praktijk te heroverwegen en verbeteringen te zoeken. Aan de andere kant kan het verzamelen van commentaar verder helpen bij het verfijnen van de structuur van de DSM.

Observaties en problemen met het bouwen van DSM's

• U kunt niet alle gegevens verzamelen door tegen uzelf te praten!
• Het uitdelen van gestandaardiseerde formulieren om DSM-gegevens te verzamelen bleek niet erg betrouwbaar. In plaats daarvan worden persoonlijke interviews met de juiste experts aanbevolen om deze formulieren in te vullen.
• Mensen zijn redelijk nauwkeurig in het beantwoorden van welke "informatie" ze nodig hebben voordat ze hun werk kunnen doen, en waar ze deze informatie kunnen krijgen. Ze zijn echter minder nauwkeurig/betrouwbaar als het erom gaat te weten waar hun informatie naartoe gaat en wie deze gebruikt.
• Ingenieurs hebben de neiging om zoveel mogelijk informatie te willen/vragen voordat ze een beslissing nemen over een parameter. Dit zal ertoe leiden dat de DSM wordt overbevolkt met onnodige markeringen.
• Ingenieurs hebben de neiging om te vertrouwen op ervaringen uit het verleden om te beoordelen welke informatie nodig is om een ​​bepaalde parameter volledig te bepalen (in een huidig/lopend project). Dit kan ertoe leiden dat belangrijke markeringen in de DSM worden genegeerd.
• Abstractie op hoog niveau of decompositie van een systeem zou het ontwerpproces te simpel kunnen maken en de neiging hebben om belangrijke interacties tussen subsystemen te negeren die op een lager abstractieniveau zichtbaar zouden kunnen zijn. Aan de andere kant lopen we met fijnere systeemdecomposities het risico de intuïtiviteit van de DSM te verminderen, aangezien het steeds moeilijker wordt om belangrijke subsysteeminterfaces te identificeren. Deze moeilijkheid kan worden overwonnen door een hiërarchie van DSM's op verschillende abstractieniveaus op te bouwen. Daarmee bedoelen we: bouw eerst een DSM op hoog niveau (die alle verschillende subsystemen alleen als regelitems kan bevatten). Bouw vervolgens voor elk regelitem in de vorige DSM-hiërarchie een afzonderlijke DSM (waarbij elk regelitem in de vorige DSM wordt geëxplodeerd in een afzonderlijke DSM). Dit proces van DSM-explosie kan voldoende naar beneden worden getrapt totdat bepaalde gewenste interacties op het laagste niveau duidelijk worden. Ten slotte kunnen de DSM's van het laagste niveau worden samengevoegd tot een complete systeem-DSM.